HKZ - Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector

De organisatie HKZ

De stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) is in 1994 opgericht. Initiatiefnemers waren de brancheorganisaties van patiënten/consumenten, zorgaanbieders en zorgverzekeraars. De drie partijen besloten hiertoe tijdens de Leidschendamconferentie van 1990. Daar stelden ze gezamenlijk de noodzaak vast van samenhangend kwaliteitsbeleid en kwaliteitsborging in de zorg.

De Kwaliteitswet Zorginstellingen verplicht instellingen om 'verantwoorde zorg' te leveren. HKZ zorgt ervoor dat kwaliteit genormeerd en toetsbaar wordt. En stelt zorginstellingen daarmee in staat om hun aanbod voortdurend te verbeteren.

Het doel van HKZ is harmonisatie van kwaliteitsbeoordeling in zorg en welzijn. Opdat kwaliteit in de verschillende sectoren op dezelfde manier beoordeeld wordt.

Optimale transparantie van kwaliteit kan bereikt worden door certificatie. HKZ ontwikkelt daar samen met de belanghebbende partijen de normen voor. Er zijn normenstelsels (certificatieschema's) ontwikkeld voor diverse sectoren in zorg en welzijn.

De certificatieschema's hebben allemaal dezelfde basis: het HKZ Harmonisatiemodel.

Het cliëntperspectief staat in dit model principieel centraal.

Het HKZ Keurmerk

Het HKZ Keurmerk heeft betrekking op het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie. Zo'n systeem heeft een organisatie nodig om kwaliteit goed te kunnen managen. Het HKZ keurmerk maakt zichtbaar dat het kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan eisen die vanuit de sector zelf, door financiers, patiënten/consumenten en de overheid worden gesteld. Dit is vastgesteld door een onafhankelijke certificatie-instelling.

Het keurmerk biedt een basisgarantie voor kwaliteit. De gecertificeerde instelling heeft het werk zodanig georganiseerd, dat aan alle voorwaarden is voldaan om optimale zorg te kunnen leveren. Het perspectief van de cliënt is daarbij altijd het vertrekpunt.

Het HKZ Keurmerk betekent dat een organisatie:

- De zaken intern goed op orde heeft

- De klant principieel centraal stelt

- Betrouwbare resultaten kan presenteren

- Voortdurend werkt aan het verbeteren van de zorg- en dienstverlening

De HKZ-systematiek is bijzonder in de volgende opzichten:

• Een samenhangende benadering: alle processen in de zorgorganisatie zijn in hun samenhang genormeerd, met de nadruk op het primaire proces. De effectiviteit van de totale organisatie wordt dus beoordeeld bij certificatie.

• Een breed draagvlak: HKZ-normen worden ontwikkeld door de belanghebbende partijen zelf. Daardoor beschikken de normen over een breed draagvlak.

• Openbaarheid: De HKZ-normen zijn openbaar en worden regelmatig geactualiseerd.

• Normontwikkeling en toetsing vinden strikt gescheiden plaats en staan beide onder formeel toezicht (RvA)

• Toetsing voor het HKZ keurmerk is geen momentopname. Om het certificaat te behouden, laat een instelling zich jaarlijks extern en onafhankelijk toetsen.

HKZ-normen

Kwaliteit is geen toeval, maar een beredeneerd, georganiseerd en beheerst resultaat. Het is het vermogen om aan de verwachtingen en behoeften van de cliënten te voldoen.

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een hulpmiddel voor het management om processen te beheersen en om de kwaliteit van een organisatie op systematische wijze te sturen. Het doel is de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren (met als gevolg tevreden klanten) én ook de interne organisatie. De eigen processen van de organisatie zijn hierbij het uitgangspunt.

HKZ-normen

Om het HKZ Keurmerk te verkrijgen moet het kwaliteitsmanagementsysteem voldoen aan de

HKZ-normen. Deze normen hebben de internationaal erkende ISO 9001:2000-normen als basis en omvatten daarnaast branchespecifieke eisen. Iedere branche heeft een eigen set normen (certificatieschema). De HKZ-normen hebben betrekking op zowel de kwaliteit van het zorgproces als op de organisatorische kwaliteit. Ze stellen eisen aan het primaire proces: intake/indicatie, de uitvoering van de diensten en evaluatie/nazorg. Daarnaast moeten ook de ondersteunende processen, zoals personeelsbeleid, diensten door derden, et cetera aan specifieke eisen voldoen. Het Harmonisatiemodel wordt bij de invulling van de normen als uitgangspunt genomen.

Cliëntveiligheid

HKZ vindt dat cliëntveiligheid een integraal onderdeel behoort te zijn van kwaliteit. Echter, niet iedere organisatie heeft een werkend kwaliteitsmanagementsysteem. Daarom ontwikkelt HKZ, mede op verzoek van de Inspectie en VWS, een aparte norm voor het toetsen van een veiligheidsmanagementsysteem. Deze norm richt zich op het in kaart brengen van de risico’s in de processen van zorg- en dienstverlening én op individueel cliëntniveau en op het reduceren van deze risico’s. De voor de ziekenhuizen ontwikkelde NTA (Nederlands Technische Afspraak) vormt input voor de norm.

Cliëntveiligheid kan in de toekomst apart gecertificeerd te worden. Daarnaast wordt cliëntveiligheid met de vernieuwde norm onderdeel van (opstap)certificatie van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Hoe gaat certificatie in z’n werk?

Certificatie is tweeledig.Ten eerste wordt nagegaan wat er in de organisatie is afgesproken en hoe het mogelijk wordt gemaakt dat iedereen de afspraken kan nakomen (bijvoorbeeld door middel van werkinstructies/procedures en opleiding/training).

Ten tweede wordt gecheckt (o.a. door steekproeven in dossiers en interviews met uitvoerende medewerkers) of de afspraken ook worden nagekomen.

Certificatie vereist dus een gedocumenteerd en geïmplementeerd kwaliteitsmanagementsysteem. De organisatie mag (behalve op kritische onderdelen) verbeterpunten hebben.

Bij goedkeuring wordt een certificaat afgegeven dat drie jaar geldig is. Tussentijds wordt de organisatie minimaal jaarlijks getoetst. Daarbij moet men aantonen dat het kwaliteitssysteem onderhouden en verbeterd wordt.

Is certificatie verplicht?

Wettelijk gezien niet. De Kwaliteitswet Zorginstellingen stelt wel het hebben van een kwaliteitssysteem verplicht. Daarin moeten de resultaten van overleg met alle belanghebbenden tot uiting komen.

De laatste jaren signaleert HKZ de trend dat de Inspectie en de zorgverzekeraars meer waarde aan het HKZ-keurmerk gaan hechten.

Biedt het HKZ-keurmerk een garantie voor goede zorg?

Het keurmerk biedt een basisgarantie voor kwaliteit. De gecertificeerde instelling heeft het werk zodanig georganiseerd, dat aan alle voorwaarden is voldaan om optimale zorg te kunnen leveren. Het perspectief van de cliënt is daarbij altijd het vertrekpunt.

Wat levert een certificaat de zorginstelling op?

Uit onafhankelijk onderzoek blijkt dat gecertificeerde instellingen veel profijt hebben van hun certificaat. Het levert hun waardering op van verzekeraars, patiënten-/consumentenorganisaties en samenwerkingspartners. Sommige verzekeraars werken zelfs al met een preferred providership voor gecertificeerde organisaties.

De gecertificeerde organisatie wordt transparanter en werkt efficiënter. Cliënten worden helder en tijdig geïnformeerd. Hun wensen en behoeften zijn goed in beeld. Medewerkers zijn goed opgeleid en gemotiveerd voor hun werk. Fouten worden sneller ontdekt en beter voorkomen.

De instelling kan zich met een certificaat positief onderscheiden in een markt waarin zich steeds meer nieuwe aanbieders aandienen. Naar de overheid toe kan men met het certificaat aantonen dat iwordt voldaan aan de wettelijke verplichting om 'verantwoorde zorg' te leveren. Tevens voldoet men aan de internationale standaard ISO-9001.